DESET KROKŮ K DOTACÍM S NÁMI
PRVNÍ KROK – Definice projektového záměru
Časová náročnost kroku:cca 1 až 4 měsíce.
Každý úspěšný projekt začíná jasně definovanou vizí. Společně s vámi identifikujeme hlavní myšlenku projektu a podrobně analyzujeme jeho cíle, očekávaný přínos a dopad na cílové skupiny. Dále zmapujeme potřebné aktivity a navrhneme logický rámec projektu – od harmonogramu a milníků až po měřitelné indikátory úspěšnosti. Klíčovou součástí této fáze je také detailní rozpočtový návrh, který zohlední způsobilé náklady i způsob jejich financování. Pokud již existují podpůrné analýzy nebo studie, pracujeme s nimi; pokud ne, zajistíme jejich vypracování. Výsledkem je jasně strukturovaný projektový dokument připravený pro další fázi – vyhledání vhodného dotačního titulu.
📌 Tato fáze výrazně ovlivňuje kvalitu žádosti a vaše šance na úspěch.
Toto je zásadní krok v celém dotačním projektu!
Proto mu věnujeme dostatek času. Jednáme s klientem vždy otevřeně, jasně, srozumitelně!
DRUHÝ KROK – Výběr vhodného dotačního programu
Časová náročnost kroku:cca 10 dní.
Na základě detailní znalosti aktuálních dotačních programů – jak evropských, tak národních – provedeme podrobnou rešerši a vytipujeme nejvhodnější dotační titul odpovídající vašemu konkrétnímu záměru. Posoudíme tematické zaměření výzev, územní způsobilost, oprávněnost výdajů a očekávané indikátory. Pečlivě analyzujeme podmínky účasti a ověříme, zda jako žadatel splňujete všechna kritéria způsobilosti (právní forma, velikost, historie, předchozí zkušenosti aj.).
Na základě dokončené analýzy vyhledáváme ideální dotační titul. Srovnáváme dostupné výzvy podle míry podpory, specifikace oprávněných žadatelů, územní působnosti a zaměření.
Vždy zvažujeme:
– aktuální a chystané výzvy včetně termínů a alokací,
– podmínky spolufinancování, veřejné podpory a de minimis,
– předešlou úspěšnost žadatelů ve zvoleném titulu,
– rizika zamítnutí žádosti nebo nedosažení indikátorů.
📌 Šetříme vám čas a zvyšujeme šanci na zisk dotace výběrem nejlepší výzvy!
Můžete ale také sami zjistit vhodný dotační program právě pro Váš Projekt pomocí našeho vyhledávače!
My Váš návrh dotačního programu vyhodnotíme a doporučíme vhodný optimální program či výzvu.
TŘETÍ KROK – Příprava a podání žádosti
Časová náročnost kroku:cca 1 až 2 měsíce.
Na začátkuTŘETÍHO KROKU uzavřeme s klientem (tedy Vámi, jakožto žadatelem a příjemcem dotace) MANDÁTNÍ SMLOUVU, na základě které Vás budeme dále zastupovat při administraci, podání žádosti, později realizaci Projektu, podání žádosti o platbu, monitoringu i následně monitoringu v období povinné udržitelnosti Projektu. Na základě vybrané výzvy následně zpracujeme kompletní žádost o podporu v příslušném elektronickém systému, včetně všech povinných a doporučených příloh.
V této fázi tedy zajišťujeme sestavení celé žádosti – jazykově, formálně i věcně.
Připravujeme:
– projektovou žádost v elektronickém systému (např. ISKP21+),
– povinné přílohy: studie proveditelnosti, podnikatelský plán, výkazy, SWOT analýza, výkazy, čestná prohlášení, doklady o vlastnictví či nájmu, vyjádření partnerů atd.,
– dobrovolné přílohy zvyšující bodové hodnocení,
– validaci údajů s ohledem na výklad hodnoticích kritérií,
Následně žádost podáme, archivujeme a připravíme potvrzení o odeslání.
📌 Žádost musí být nejen přesná, ale také konkurenceschopná.
Dbáme na to, aby projekt zaujal hodnotitele a splnil všechny formální i obsahové požadavky.
ČTVRTÝ KROK – Komunikace s řídicím orgánem a reakce na hodnocení
Časová náročnost kroku:cca 2 měsíce.
Po podání žádosti dochází k její formální kontrole a věcnému hodnocení. Během této doby aktivně sledujeme komunikaci v elektronickém systému a jsme připraveni flexibilně reagovat na jakékoli výzvy k doplnění, korekci či objasnění údajů. Připravíme doplňující podklady a komunikujeme se zprostředkujícím subjektem nebo řídicím orgánem. Pokud je žádost vyhodnocena negativně, poskytneme součinnost při přípravě námitky nebo odvolání.
Aktivně sledujeme stav žádosti a okamžitě reagujeme na výzvy ke změně nebo doplnění:
– vypracujeme korekce nebo nové dokumenty dle požadavků,
– komunikujeme přímo s pracovníky řídicího orgánu,
– vedeme záznamy o všech změnách v systému a termínech,
– případně připravíme námitky či odvolání.
📌 Nenecháme nic náhodě – rychlá a přesná reakce často rozhoduje.
Důležitá je VŽDY včasná a argumentační komunikace s Řídícím orgánem poskytovatele dotace!
Tento krok a zavedené postupy jsou naší předností v porovnání s konkurencí!
PÁTÝ KROK – Realizace projektu po schválení dotace
Časová náročnost kroku:cca 1 až 2 roky.
Po schválení projektu je třeba uzavřít Smlouvu o poskytnutí dotace mezi Vámi, jakožto Příjemcem dotace, a Řídícím orgánem dotačního programu (zpravidla ministerstvo), jakožto Poskytovatelem dotace,
posoudíme návrh smlouvy, vysvětlíme vám všechny závazky a upozorníme na kritické body – například časové lhůty, pravidla publicity, povinnosti vedení účetnictví nebo pravidla zadávání zakázek. Pomůžeme připravit projektový tým na samotnou realizaci a nastavíme procesy, včetně sledování výdajů dle rozpočtových pravidel dotace, monitoringu aktivit a dokumentace změn.
Upozorňujeme, že v případě dotačních titulů je potřeba striktně dodržet Pravidla poskytnutí dotace, která se týkají především výběru dodavatele! Netýká se to jen tzv. „veřejných zakázek“ dle zákona, ale i výběru dodavatele malých služeb a dodávek, kde musí být prokázána tzv. dodržení pravidel 3E, což v praxi znamená de facto určitý zjednodušený druh výběrového řízení! Nedodržení Pravidel má téměř vždy za následek korekci (snížení) dotace či její úplné odnětí. V případě korekce (od 10% do 100% dotace) nevrací žadatel pouze odňatou (krátící) částku, ale zároveň je, dle Pravidel a podmínek v Rozhodnutí o dotaci, povinen zaplatit sankčí poplatek ve výši 100% vracené částky !!!
📌 Zajistíme hladký přechod od plánování k samotné realizaci.
V této fázi již probíhá vlastní realizace Vašeho Projektu. V průběhu realizace probíhají i další administrativní kroky, například výběrová řízení atd.
ŠESTÝ KROK – Příprava žádostí o platbu, povinný monitoring
Časová náročnost kroku:cca 2 měsíce.
Při sestavování žádosti o platbu klademe důraz na detaily a správnost a úplnost platebních dokladů, včetně jejich relevance a způsobilosti dle dotačních podmínek a pravidel dotačního titulu či výzvy.
Zajišťujeme:
– přesné zpracování účetních dokladů, pracovních výkazů, zápisů,
– formální kontrolu návazností mezi výdaji, aktivitami a výstupy,
– ověření souladu s pravidly způsobilosti a rozpočtovou strukturou,
– kompletní podání přes příslušný informační systém.
📌 Každá chyba může znamenat neproplacení výdajů – my tomu předejdeme.
V průběhu realizace a po dokončení projektu jsou podávány nejen Žádosti o platbu, ale i s nimi související Zprávy o realizaci a další tzv. monitorovací zprávy.
SEDMÝ KROK – Pravidelné účetní a dotační poradenství během realizace
Časová náročnost kroku:cca 1 až 2 roky, (dle délky kroku pátého).
Stojíme při vás po celou dobu realizace.
Poskytujeme:
– průběžnou kontrolu výdajů a jejich způsobilosti,
– konzultace k zadávacím řízením, smluvním vztahům, výběru dodavatelů,
– poradenství při změnách rozpočtu, harmonogramu nebo aktivit,
– vedení dotační evidence a příprava na budoucí kontroly.
📌 Zamezujeme vzniku chyb, které by mohly vést ke krácení dotace.
Po celou dobu realizace Vašeho Projektu je součástí našeho balíčku služeb ALL EXCLUSIVE také supervising účtování dotace. Jedná se o poměrně komplikovanou účetní agendu, kterou MY ovládáme!
OSMÝ KROK – Kontroly na místě a audit projektu
Časová náročnost kroku: probíhá průběžně.
Už během realizace Vašeho Projektu mohou probíhat kontroly samotné realizace Projektu či kontroly administrativních úkonů v rámci Projektu (například výběrových řízení, účtování dotace atd).
Připravíme klienta na každý typ kontroly:
– vytváříme kontrolní složky dokumentace a výkaznictví,
– školíme zaměstnance na možný průběh kontroly,
– jsme fyzicky přítomni u kontrol a zajišťujeme odbornou asistenci
– po kontrole pomáháme se zpracováním zpráv a případných výtek.
📌 Kontrola není hrozba, když jste připraveni – a my vás připravíme dokonale.
Včasná a úplná připravenost na kontrolu zajistí její hladký průběh. Nepřipravenost a liknavost často může vést ke korekci či odebrání dotace a následným sankcím!
DEVÁTÝ KROK – Zajištění publicity projektu
Časová náročnost kroku:cca 1 – 2 měsíce + průběžně po celou dobu.
V průběhu celé realizace, ale i po jejím dokončení, v období udržitelnosti Projektu (zpravidla 3 až 5 let dle dotačního programu) je příjemce dotace povinen dodržovat pravidla publicity dotačního projektu. Tato pravidla mají svá specifika, například logo, povinný text, formát atd.
Zajistíme splnění všech požadavků na publicitu:
– tvorba tiskovin, bannerů, webových oznámení dle manuálu,
– konzultace vhodných formátů dle výše dotace a typu projektu,
– archivace důkazů o provedené publicitě,
– grafická příprava a schvalování s poskytovatelem dotace.
📌 Publicita není jen povinnost – je to i příležitost pro váš marketing.
Pravidla publicity se vztahují nejen na propagaci formou například pamětní desky, ale dle dotačního programu se tato pravidla vztahují například na dokumentaci, webové stránky atd.
DESÁTÝ KROK – Udržitelnost a archivace
Časová náročnost kroku: průběžně po celou dobu udržitelnosti Projektu.
Dokončením realizace Projektu dotační administrace zdaleka nekončí! Následuje období „udržitelnosti Projektu“, zpravidla 3 až 5 let, po které je Projekt a jeho výsledky realizace dále Řídícím orgánem poskytovatele dotace monitorován a kontrolován. Naše spolupráce tak realizací Vašeho Projektu ani zdaleka nekončí!
Pomáháme s povinnostmi i po skončení projektu:
– zajišťujeme plnění výstupů projektu v souladu s udržitelností,
– pravidelné monitorovací zprávy a hlášení změn,
– poradenství při účetním zachycení dlouhodobých výstupů,
– archivace projektové dokumentace v souladu s právními požadavky.
📌 Díky nám zůstává projekt „v pořádku“ i roky po realizaci.
Pravidla publicity se vztahují nejen na propagaci formou například pamětní desky, ale dle dotačního programu se tato pravidla vztahují například na dokumentaci, webové stránky atd.